So optimieren Sie Ihr Kleinunternehmen mit Technologie

Wenn Ihr Unternehmen wächst, werden Sie schnell bemerken, dass auch Ihre Verantwortungsbereiche wachsen. Jetzt sind Sie unter anderem Marketingexperte, Buchhalter, Projektmanager und Vertriebler. All diese Aufgaben zu bewältigen kann wirklich anstrengend sein, und Sie wollen sicherlich vermeiden, dass die eine Funktion aufgrund einer anderen vernachlässigt wird.

Deswegen nutzen viele Unternehmer Tools für kleine Unternehmen, um Prozesse zu automatisieren und optimieren. Mit diesen Tools können Sie Zeit sparen und Fehler durch schlecht organisierte Systeme vermeiden.

Todd Curran, der Gründer und Präsident von Savage Apparel Company in Richmond, Virginia gründete sein Unternehmen für personalisierbare Bekleidung Mitte der 2000er. Damals begannen Online-Tools wie QuickBooks gerade ihren Erfolgszug. Er sagt rückblickend, dass diese Tools in fast allen Aspekten seines Geschäfts eine große Rolle gespielt haben. Das Unternehmen verwendet QuickBooks Online für die Buchhaltung, Hootsuite für soziale Medien und Google Docs für die Zusammenarbeit mit anderen.

„Zurzeit habe ich 13 Mitarbeiter, und viele von ihnen arbeiten von zu Hause“, sagt Curran. „Wir verwenden Google Docs für die interne Nachverfolgung von Bestellungen. So können wir sehen, wie es um die Aufträge steht.“ Google Docs ermöglicht Mitarbeitern, Updates in Echtzeit durchzuführen und zu sehen. Curran hebt hervor, dass die benutzerfreundliche Oberfläche es leicht macht, neue Teammitglieder einzuarbeiten.

Bevor Sie über die Tools nachdenken, mit denen Sie Ihr Unternehmen automatisieren können, sollten Sie zunächst überlegen, welche Aufgaben für die Automatisierung am besten geeignet sind. Als Faustregel gilt, dass sich standardisierte Aufgaben besser für die Automatisierung eignen als Aufgaben, die sich häufig ändern. Fragen Sie sich, welche Aufgaben besonders zeitaufwendig sind und warum. Vermutlich liegt das an den unten beschriebenen Merkmalen. Verwenden Sie folgende Merkmale, um zu bestimmen, was Sie automatisieren können. Dann priorisieren Sie diejenigen, die mehrere Kriterien erfüllen:

  • Großes Volumen: Versenden Sie einen monatlichen Newsletter oder Bestellbestätigungen an große Kundengruppen? Dann könnte ein E-Mail-Marketing-Tool für Sie geeignet sein.
  • Redundanz: Dokumentieren Sie Kundendaten von Bestellformularen und haben gleichzeitig eine Tabelle mit Kundenkontakten? Mit einem Customer Relationship Management (CRM) Tool können Sie Ihre Kontakte an einem einzigen Ort speichern.
  • Komplexität/Schwierigkeit: Bemerken Sie, dass Sie bei bestimmten Aufgaben leicht Fehler machen und davon genervt sind? Manche Aufgaben sind einfach kompliziert und benötigen viele Eingriffe durch den Menschen (das bezeichnen wir als komplexe Aufgabe), andere sind dafür aus anderen Gründen schwierig, zum Beispiel weil sie zeitaufwendig sind. Wenn Sie beispielsweise viel zu viel Zeit darauf verwenden, Ihr Unternehmen über mehrere soziale Netzwerke zu vermarkten, dann könnte Ihnen ein Tool für Social Media Management helfen, die Aufgaben zusammenzufassen.
  • Machen Sie sich mit Ihren Prozessen vertraut und beginnen Sie mit der Automatisierung einer einzigen, einfacheren Aufgabe, bevor Sie sich den komplizierteren zuwenden.

    Hier sehen Sie einige Kategorien und Tipps für Bereiche, in denen Software für kleine Unternehmen bei der Automatisierung Ihres Geschäfts helfen kann. Wir haben Ihnen auch einige beliebte Softwareoptionen zusammengestellt.

    1. Cloud-Speicher

    Wenn Sie die Daten Ihres Unternehmens in der Cloud speichern, anstatt auf lokalen Servern, wird die Zusammenarbeit für Mitarbeiter, die im Home Office oder von unterwegs arbeiten, erleichtert. Außerdem sind Ihre Daten automatisch gesichert. Lokale Server können nämlich ausfallen oder beispielsweise einem Brand oder einer Naturkatastrophe zum Opfer fallen. Eine verbesserte Verschlüsselung und Sicherheitszertifikate machen Cloud-Speicher zu einer sicheren und günstigsten Speicheroption für Ihre Dateien.

    Currans Team verwendet Dropbox. Weitere praktische Cloud-Anbieter sind zum Beispiel Microsoft OneDrive und Google Drive, die beide günstige oder kostenlose Pakete für Unternehmen anbieten. Bei Dropbox können Sie sich kostenlosen Speicherplatz verdienen, OneDrive ist bereits im Office 365-Paket enthalten und bei Google Drive können Sie zusätzlich Speicher hinzufügen. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, können Sie bei allen drei Anbietern für weniger als 10 Euro pro Monat 1 TB dazukaufen.

    Eine Cloud-Lösung kommt für Sie dann infrage, wenn Sie Folgendes brauchen:

  • Eine kostengünstige Speicheroption
  • Schnellen Zugriff auf die Dateien von verschiedenen Standorten aus
  • Erleichterte Zusammenarbeit mit Ihrem Team
  • Schutz vor lokalen Bedrohungen (z. B. Überschwemmungen oder Computerviren)
  • 2. Verwaltung der Finanzen und des allgemeinen Geschäfts

    Wenn Ihr Team eine Veranstaltung organisiert, an einem Projekt für einen Kunden oder der Planung einer neuen Marketingkampagne arbeitet, passiert es häufig, dass Informationen untergehen, weil nicht jeder Zugriff auf die gleichen Daten hat. Daran sind schon einige Projekte gescheitert. Projektmanagement-Tools wie Trello, Asana, Basecamp und Wrike helfen Ihrem Team dabei, sich besser zu organisieren, damit jeder weiß, was wann fällig ist und alle Teammitglieder auf die Dokumente und Projektspezifikationen Zugriff haben, die sie brauchen. Anstatt sich durch eine Masse an E-Mails zu kämpfen, können Sie in Trello Teammitgliedern „Karten“ zuweisen und Aufgaben erklären. In Basecamp gibt es eine Chat-Funktion namens „Campfire“ für einfache Zusammenarbeit. Alle vier Lösungen bieten kostenlose Versionen an oder im Fall von Basecamp eine 30-Tage Testversion.

    Selbst wenn Sie Freiberufler sind, können Ihnen diese Software-Tools helfen, Ihre Projekte zu organisieren und falls Sie Mitarbeiter oder Unterlieferanten anstellen, vereinfachen sie die Zusammenarbeit. Werfen Sie auch einen Blick auf die kostenlosen Versionen von Notizen-Apps wie Evernote, mit denen Sie To-Do Listen, Kontaktprotokolle und andere Aufgabenverwaltungen durchführen können. Die einzelnen Aufgaben nach ihrer Durchführung abzuhaken wird Ihnen auch ein Erfolgserlebnis bieten.

    Eine Organisations- oder Projektmanagement-Lösung kommt für Sie dann infrage, wenn Sie Folgendes brauchen:

  • Einen Prozess für die Beschreibung von Projektabläufen
  • Effiziente Aufgabenzuteilung und Einblicke in den Arbeitsfortschritt
  • Einen zentralen Ort für zugehörige Materialien
  • Enthaltene Kommunikations-Tools für das Projekt
  • 3. Organisation und Projektmanagement

    Ihren Cashflow und Ihre Ausgaben immer im Blick zu behalten, ist wichtig, um als Kleinunternehmer erfolgreich zu sein. Wenn Sie eine Excel-Tabelle oder einen tatsächlichen Ordner aus Papier verwenden, um die Finanzdaten Ihres Unternehmens festzuhalten, kann Ihnen das insbesondere bei der Vorbereitung Ihrer Steuererklärung Kopfzerbrechen bereiten. Buchhaltungssoftware ermöglicht es Ihnen, professionelle Berichte, Auszüge und Rechnungen zu erstellen, Ihre Verkäufe und Ausgaben zu dokumentieren und bietet Ihnen im allgemeinen einen guten Überblick über Ihre Finanzen. Am wichtigsten ist hierbei jedoch, dass Sie sehen werden, wie viel Geld hineinkommt und ausgegeben wird.

    Currans Unternehmen verwendet QuickBooks, aber es gibt weitere Optionen zur Verwaltung der Finanzen, zum Beispiel Lexware Finanzmanager oder WISO Buchhaltung 365. Es gibt auch Dienstleister, die Belege für Sie einscannen, wenn Sie ihnen Ihre Rechnungen schicken. Sie erhalten dann digitale Scans zurück. Sowohl Lexware Finanzmanager als auch WISO Buchhaltung 365 bieten eine kostenlos 30-Tage Testversion an. Die Programme sind recht kostengünstig.

    Wenn Sie bei der Erstellung eines Budgets Hilfe benötigen, sollten Sie über die Anschaffung von Software wie You Need a Budget (YNAB) nachdenken, die Ihnen dabei hilft, nachzuvollziehen, wofür Sie Ihr Geld ausgeben und so sicherstellt, dass Sie sich nicht verschulden. Es gibt auch kostenlose Online-Tools wie Mint, mit denen Sie all Ihre Konten verbinden können, um eine zusammengefasste Übersicht über Ihre Finanzen zu erhalten. Unter anderem bekommen Sie hilfreiche Diagramme, Sparfortschritte und monatliche Rechnungserinnerungen angezeigt.

    Eine Lösung für Verwaltung der Finanzen und des allgemeinen Geschäfts kommt für Sie dann infrage, wenn Sie Folgendes brauchen:

  • Fertig aufbereitete Finanzdaten
  • Berichterstattungsfähigkeiten in Echtzeit
  • Verbesserte Präzision für Bestellungen und Bestand
  • Erhöhte Geschäftszyklusgeschwindigkeit
  • 4. E-Mail-Marketing

    Es gibt professionellere Weisen, Marketing-E-Mails zu versenden, als sie mühselig selbst zusammenzustellen und von Ihrer eigenen E-Mail-Adresse abzuschicken. Darüber hinaus verbietet es der „CAN-SPAM Act“ aus dem Jahr 2003 Unternehmen, Massen-Werbungs-E-Mails zu verschicken, wenn der Empfänger nicht zugestimmt hat und es keine Möglichkeit gibt, sich von den E-Mails abzumelden.

    Wenn Sie ein professionelles E-Mail-Tool wie MailChimp (mit einer Gratisversion für Benutzer mit weniger als 2.000 Abonnenten), Emma oder Constant Contact (für beide gibt es kostenlose Testversionen) verwenden, stellen Sie damit sicher, dass sich Ihr Unternehmen an diese Regeln hält. Außerdem werden Ihre E-Mails dadurch professioneller. Diese Tools bieten Ihnen verschiedene Designvorlagen, lassen Sie Ihre Empfängerliste anhand unterschiedlicher Kriterien segmentieren und zeigen Ihnen unter anderem Analysen über Öffnungs- und Klickrate der E-Mails. Sie können darüber hinaus automatisierte E-Mails für Bestellbestätigungen und Versandbenachrichtigungen einrichten. MailChimp und Emma lassen sich auch in beliebte E-Commerce-Anbieter integrieren.

    Eine E-Mail-Marketing-Lösung kommt für Sie dann infrage, wenn Sie Folgendes brauchen:

  • Ein stimmiges Design für Ihre Marketing E-Mails
  • Segmentierungsoptionen für unterschiedliche Zielgruppen
  • Die Fähigkeit, Ergebnisse zu messen und zu optimieren
  • Automatisierung für verbesserte Kommunikation
  • 5. Customer Relationship Management (CRM)

    Wenn Sie Ihre Lead- und Kundenkontaktinformationen noch auf Haftnotizen oder in einem Visitenkartenordner aufbewahren, sind Ihre Daten nicht so gut organisiert, wie sie es sein könnten. Mit CRM- Software stellen Sie sicher, dass Sie nie eine Chance verpassen und Ihre Kontaktdaten ganz leicht finden können.

    Ein weiterer Vorteil ergibt sich besonders, wenn Ihr Unternehmen wächst. Dann hat jeder Zugriff auf die Kundendaten und jeder hat die Informationen, die gebraucht werden. Das bedeutet auch, dass Beziehungen mit Kunden nicht verloren gehen, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Zoho CRM ist für bis zu zehn Benutzer kostenlos. Weitere CRM-Optionen für kleine Unternehmen bieten Salesforce, Infusionsoft und Insightly. Salesforce bietet in der Starterversion ein kostenloses, zweiwöchiges Testangebot. Infusionsoft ist spezifisch auf kleine Unternehmen ausgerichtet und wenn Sie zwei oder weniger Benutzer haben, können Sie Insightly kostenlos ausprobieren.

    Wenn Sie sich noch nicht bereit fühlen, auf ein CRM-System umzusteigen, können Sie Ihre eigene Datenbank in Microsoft Excel oder Access einrichten und dort die Kontaktinformationen und Kundeninteraktionen (zum Beispiel wann und wie Sie sie zuletzt kontaktiert haben) protokollieren.

    Eine CRM-Lösung kommt für Sie dann infrage, wenn Sie Folgendes brauchen:

  • Eine zentrale Datenbank für alle ihre Kundenkontakte
  • Automatisierung von Kundeninteraktionen
  • Eine Möglichkeit für die Zusammenarbeit Ihrer Teammitglieder beim Kundenservice
  • Auswertungen und Daten über Ihre Kunden
  • 6. Social Media Management

    Mehrere soziale Netzwerke immer wieder zu überprüfen und dort Beiträge zu posten ist für die meisten Unternehmer praktisch nicht durchführbar. Oft möchten sie aber dennoch eine starke Präsenz in sozialen Medien pflegen. Online-Tools wie Hootsuite, Sprout Social und SocialOomph ermöglichen Ihnen die Planung von Beiträgen, bieten Ihnen eine Übersicht über Erwähnungen und die Fähigkeit, Berichte aus einem einzigen Dashboard zu erstellen, anstatt sich durch mehrere Anwendungen oder Website-Logins zu kämpfen. Die beiden ersten Programme bieten 30-Tage-Testversionen. SocialOomph hat eine kostenlose und eine Bezahlversion mit einer 7-Tage-Testversion.

    Curran verwendet für sein Unternehmen Hootsuite: „Das Gute daran ist, dass man alles, was man will, Wochen oder sogar Monate im Voraus planen kann und dann durch die Analytics alles gut im Blick hat“, sagt er. Jedoch sagt Curran auch, dass er die reine Planung im Voraus ohne Antworten in Echtzeit recht unpersönlich findet und deswegen zwischenzeitlich auch spontan auf sozialen Medien postet.

    Wenn Sie sich noch nicht für ein Tool entscheiden möchten, sollten Sie einen Content-Kalender einrichten. So haben Sie Ihre Botschaften mit festgelegten Daten in einer Übersicht, damit Sie auf all Ihren Kanälen regelmäßig interagieren.

    Eine Social Media Management-Lösung kommt für Sie dann infrage, wenn Sie Folgendes brauchen:

  • Geplante Beiträge in sozialen Medien
  • Hilfe bei der Verwaltung mehrerer sozialer Netzwerke
  • Tools zum Monitoring von Keywords
  • Berichte und Analysen zu Ihrer Performance auf sozialen Medien
  • 7. Verwaltung des Kundenservice

    Exzellenter Kundenservice kann eine effektive Möglichkeit sein, sich von der Masse abzusetzen und Stammkunden zu gewinnen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch wächst, kann es mitunter immer schwieriger werden, die große Anzahl an Anfragen zu beantworten, die in Ihrem Posteingang oder auf Ihrem Anrufbeantworter landen. Die Automatisierung Ihres Kunden-Supports bedeutet jedoch nicht, dass Sie unpersönlich agieren. Online-Helpdesks können Sie dabei unterstützen, große Mengen an Kundenanfragen in einem zentralen Kommunikationszentrum zu bearbeiten.

    Die meisten Tools haben dabei einen Ticket-System, das Kundenunterhaltungen protokolliert, diese nach Thema kategorisiert und dann sortiert, priorisiert oder verschiedenen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zuweist. Wenn Sie die meisten Anfragen per E-Mail bekommen, werfen Sie einen Blick auf Help Scout. Das Programm lässt sich leicht einrichten und einführen. Darüber hinaus gibt es ein Freemium-Angebot. Groove eignet sich besonders für Unternehmen, die mit ihren Kunden oft über soziale Medien interagieren. Es lässt sich leicht personalisieren und es gibt eine 14-Tage-Testversion.

    Wenn Sie eine einfache Lösung suchen, sollten Sie dafür sorgen, dass häufige Fragen in Ihren Richtlinien oder FAQs (häufig gestellte Fragen) auf Ihrer Website beantwortet werden. Sie sollten Ihre Kunden dazu ermuntern, Sie über ein Kontaktformular mit einem Dropdown-Menü zu kontaktieren, in dem sie einen „Grund für die Kontaktaufnahme“ angeben können. So können Sie die Nachrichten auf Basis des Problems sortieren und effizienter antworten. Die Kunden von heute erwarten eine beinahe sofortige Antwort. Sie sollten sich also angewöhnen, Ihre Nachrichten ein oder zweimal pro Tag abzurufen. Sie können auch Antwortvorlagen erstellen, die Sie einsetzen können, wenn Sie Anfragen zu einem häufigen Problem erhalten. Diese müssen Sie dann nur noch ein wenig anpassen.

    Eine Kundenservice-Lösung kommt für Sie dann infrage, wenn Sie Folgendes brauchen:

  • Unterstützung bei großer Anzahl von Kundenanfragen
  • Organisation und entsprechende Weiterleitung von Kundenunterhaltungen
  • Kundensupport-Integration in sozialen Medien oder auf Ihrer Website
  • Berichte über Ihre Kundenservice-Aktivitäten
  • Um zu bestimmen, was zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie die kostenlosen Testversionen ausprobieren, um zu sehen, ob eine Lösung für Sie geeignet ist. Wenn Sie damit Ihre Unternehmensvorgänge optimieren können, lohnt sich eine Investition oftmals. Schließlich verschwenden Sie gegebenenfalls keine Zeit mehr bei der Suche nach einer Telefonnummer oder einer bestimmten Rechnung. Die eingesparte Zeit können Sie dann für die Wachstumsförderung Ihres Unternehmens einsetzen.

    Tipps für den optimalen Einsatz von geschäftlicher Technologie:

  • Bestimmen Sie, für welche geschäftlichen Aufgaben Sie die meiste Hilfe benötigen.
  • Weisen Sie jeder Aufgabe ein entsprechendes Budget zu.
  • Finden Sie heraus, ob es kostenlose Testversionen gibt, bevor Sie die Bezahlversion einführen.
  • Vergleichen Sie die Kosten unterschiedlicher Tools.
  • Überprüfen Sie nach etwa einem Monat, wie oft Sie das Tool verwendet haben und welche Funktionen am häufigsten zum Einsatz kamen
  • Bestimmen Sie, ob sich die Investition unter dem Aspekt der eingesparten Zeit lohnt.
  • Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse kontinuierlich und passen Sie die Technologie so an, dass Sie Ihre geschäftlichen Ziele erreichen können.
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