Leitfaden für Kundenmeetings: So wird aus einem Treffen eine langanhaltende Geschäftsbeziehung

Beim ersten Kundenmeeting steht viel auf dem Spiel.

Der Ablauf entscheidet darüber, ob Sie und der Kunde eine Geschäftsbeziehung eingehen werden.

Sie müssen dem Kunden beweisen, dass Sie als eigenständiger Unternehmer kompetent, verantwortungsbewusst und professionell sind.

Was können Sie also tun, um einen guten Eindruck zu hinterlassen?

Die Schriftstellerin und Unternehmerin Anne Beall verrät ihre Top-Tipps, wie man bei einem ersten Kundentreffen nonverbale Hinweise erkennt und Körpersprache richtig einsetzt.

Frau Beall gibt Ratschläge zu diesen Themen:

  • Kontaktaufnahme
  • Treffen vereinbaren
  • Interesse zeigen
  • Aktives Zuhören üben
  • Auf den Tonfall achten
  • Gemütlich zusammensitzen
  • Nach dem Meeting den Kontakt aufrechterhalten

Erste Kontaktaufnahme

Noch bevor Sie einen neuen Kunden kontaktieren, sollten Sie sich fragen: „Welchen Nutzen zieht der Kunde aus dieser Geschäftsbeziehung?“

Wichtig ist auch, dass das Treffen nicht wie ein Verkaufsgespräch wirkt,

denn niemand mag es, etwas angedreht zu bekommen.

Stattdessen sollten Sie versuchen, mit Ihrem Angebot auf etwaige Probleme des Kunden einzugehen und eine Lösung anzubieten.

Bei Verkaufsgesprächen ist es beispielsweise eine gute Idee, Folgendes zu sagen: „Ich möchte mit Ihnen über etwas reden, was für Ihr Unternehmen von großem Nutzen sein könnte. Wenn Sie Zeit haben, schaue ich gerne bei Ihnen vorbei und erkläre Ihnen, worum es sich handelt.“

Meist kommt man mit einem Vorschlag wie diesem weiter als mit einer Terminanfrage, da die Verkaufsabsicht bei Letzterem offensichtlich ist.

Treffen vereinbaren

Stellen Sie sich folgende Szene vor: Sie kommen von einem anstrengenden, aber produktiven Networking-Event nach Hause.

Zunächst holen Sie die Visitenkarten und kostenlosen Werbegeschenke aus Ihrer Tasche. Als Sie anschließend LinkedIn öffnen, warten bereits viele Kontaktanfragen darauf, angenommen zu werden.

Wahrscheinlich denken Sie sich, dass das der beste Augenblick ist, um die Unterhaltung mit den neuen Kontakten fortzusetzen, nicht wahr?

Doch Achtung!

Das ist ein Fettnäpfchen, in das schon viele Leute getreten sind. Schließlich ist die Nachricht, die Sie einer Person nach dem ersten Kontakt senden, sehr wichtig und sollte daher gut überlegt sein.

Es ist nun einmal so, dass der Inhalt der Nachricht darüber entscheidet, ob der Empfänger sich erneut mit Ihnen treffen möchte oder nicht.

Stellen Sie sich einfach diese Frage: Was erhoffen Sie sich von diesem Kontakt?

  • Ein Kundenmeeting unter vier Augen
  • Ausführliche Informationen über die Bedürfnisse der Person
  • Die Vorstellung eines Entscheidungsträgers im Unternehmen

Präsentieren Sie in der Nachricht einige Informationen, die für das Geschäft der Kontaktperson nützlich sein könnten.

Das Problem mit E-Mails und LinkedIn-Nachrichten ist, dass sie als Kommunikationskanal keine Emotionen vermitteln.

Es kann also schnell passieren, dass die Empfänger beim Überfliegen der Nachricht in die Stereotyp-Falle tappen und sie verwerfen.

Um das zu vermeiden, sollten Sie gleich am Anfang Informationen teilen, die für den Empfänger von Nutzen sein könnten. Gegebenenfalls können Sie der Person auch ein persönliches Treffen vorschlagen, um auf Einzelheiten einzugehen.

Dies ist eine clevere Strategie, um Personen kennenzulernen und den Kontakt zu ihnen herzustellen.

Interesse an der anderen Person zeigen

Eine beiläufige Unterhaltung, die nichts mit dem eigentlichen Thema zu tun hat, wirkt sich stark auf den Eindruck aus, den Ihr Gegenüber nach dem Gespräch von Ihnen haben wird.

Kleine Gemeinsamkeiten, wie der Besuch derselben Schule oder die Arbeit in Unternehmen aus derselben Branche, bilden eine stabile Ausgangsbasis und brechen das Eis.

Bei Unterhaltungen mit bestehenden LinkedIn-Kontakten könnten Sie beispielsweise sagen: „Ich habe gesehen, dass wir dieselbe Uni besucht haben. Hat Ihnen das Studium dort gefallen?“

Das Profil war öffentlich, es entsteht also nicht der Eindruck, dass Sie die Person ausspioniert haben. Vielmehr zeigen Sie so, dass Sie sich die Zeit genommen haben, sich über Ihren Gesprächspartner zu informieren.

Stehen Ihnen solche Informationen jedoch nicht zur Verfügung, empfiehlt es sich, allgemeine Fragen zu stellen, beispielsweise zur Anfahrt oder zum Wohlbefinden.

Smalltalk führen

Eine Verbindung auf emotionaler Ebene birgt viele Vorteile. Bei Kommunikation geht es schließlich um Konversation. Wenn Sie also direkt zum Geschäftlichen kommen, wirkt das für viele Menschen sehr aufdringlich und unpersönlich. In manchen Kulturen wird das sogar als unhöflich erachtet.

Nehmen Sie sich zu Beginn eines Gesprächs am besten Zeit, um eine emotionale Verbindung aufzubauen. Später werden Sie davon profitieren. Wenn Ihr Gesprächspartner schüchtern ist, könnten Sie eine kurze Vorstellungsrunde vorschlagen. Damit ist keine Präsentation gemeint. Reden Sie über sich, wer Sie sind und was sie tun. Auf diese Weise kann das Eis gebrochen werden.

Stellen Sie Fragen zum Unternehmen Ihres Gegenübers. Es gibt zwei Gründe, weshalb es ratsam ist, die andere Person zuerst zu Wort kommen zu lassen.

  1. Erstens beweisen Sie dadurch Interesse und Aufmerksamkeit.
  2. Zweitens können Sie so die Schwachstellen identifizieren und sich den Bedürfnissen der Person anpassen.

Aktives Zuhören üben

Aktives Zuhören bedeutet, dass Sie sich voll und ganz auf das Gesagte konzentrieren, es verstehen, darauf antworten und sich auch später noch daran erinnern. Das Gegenteil ist passives Zuhören: Man hört lediglich zu, bis man selbst wieder etwas sagen kann.

  • Sehen Sie Ihrem Gesprächspartner ins Gesicht und stellen Sie Blickkontakt her.
  • Überlegen Sie nicht, was Sie als Nächstes sagen werden, denn das lenkt Sie vom Gesagten Ihres Gegenübers ab.
  • Stattdessen sollten Sie gelegentlich lächeln und nicken und ein „ja“ oder „aha“ einwerfen, um zu zeigen, dass Sie zuhören und mehr über das Gesagte erfahren möchten.
  • Sitzen Sie ruhig: Sie sollten nicht ständig auf die Uhr schauen oder mit Ihren Haaren oder Fingernägeln herumspielen.
  • Stellen Sie Fragen zum Gesagten. Sie zeigen so, dass Sie das Gesagte verstanden und verinnerlicht haben.
  • Unterbrechen Sie den Redner nicht. Wenn Sie eine Frage stellen möchten, warten Sie auf eine passende Gelegenheit, beispielsweise nachdem der Redner einen Gedanken abgeschlossen hat.

Auf den Tonfall achten

Der Ton verrät viel darüber, wie Sie sich fühlen. Und auch Sie können basierend auf dem Tonfall Ihres Gesprächspartners erahnen, was er empfindet.

Wir Menschen erkennen sehr gut an der Stimme einer anderen Person, ob sie fröhlich, traurig, wütend oder besorgt ist.

Sollten Sie Stress oder Unbehagen wahrnehmen, ist es ratsam, genauer hinzuhören. Geht die Stimme rauf bzw. macht der Redner viele Pausen ist das womöglich ein Anzeichen dafür, dass die Person nur ungerne über bestimmte Aspekte des Unternehmens redet oder diese in ihr Stress auslösen.

Sobald Sie die Stimme Ihres potenziellen Kunden entschlüsselt haben, können Sie Schwachstellen im Unternehmen erkennen und Ihr Angebot ganz konkret darauf ausrichten.

Sitzen Sie gemütlich?

Relative Orientierung beschreibt den Winkel, in dem zwei Personen beim Reden zueinander stehen. In der Regel kann man daran erkennen, wie groß das Interesse am Gesprächspartner ist und wie sehr man sich auf das Gesagte konzentriert. Nähe beschreibt den Abstand zwischen zwei Personen.

Wenn sie sich gegenübersitzen, wird das als parallele Orientierung bezeichnet. Normalerweise sitzen sich Menschen gegenüber, wenn sie sich unterhalten. Diese Orientierung ist aber auch in anderen Situationen üblich, wie bei nervenaufreibenden Vorstellungsgesprächen, Meetings mit neuen Kunden oder bei Gesprächen zwischen Kollegen mit unterschiedlichen Positionen.

Gut zu wissen ist auch, dass wir uns eher neben Personen setzen, die wir mögen und denen wir gerne zuhören. Die meisten Menschen machen das völlig unterbewusst. Es sagt also viel über Sie aus, wo Sie sich bei einem Meeting hinsetzen.

Sinkt das Interesse am Gegenüber und die Konzentration, neigen wir dazu, uns von der Person abzuwenden. Anhand der Position der Füße Ihres Gesprächspartners können Sie die Orientierung schnell dechiffrieren. Meistens zeigen die Füße nämlich in die Richtung, in die man am liebsten gehen würde.

Nächste Schritte vereinbaren

Wenn das Meeting gut gelaufen ist, sollten Sie die nächsten Schritte klären.

Informieren Sie den potenziellen Kunden, wann und wie Sie ihn wieder kontaktieren und welche Informationen Sie ihm zukommen lassen werden. Damit geben Sie zu verstehen, was die Person von Ihnen erwarten kann und dass Sie ihre Zeit zu schätzen wissen.

Achten Sie beim Austausch der Kontaktdetails darauf, die Knigge-Regeln zu Visitenkarten einzuhalten. Fragen Sie beispielsweise immer zuerst, ob Sie jemandem Ihre Karte geben dürfen.

Sie sollten nicht zu voreilig handeln. In den meisten westlichen Kulturen ist es üblich, bis zum Ende eines Gesprächs zu warten, bevor man fragt, ob man eine Visitenkarte überreichen darf.

Nach dem Meeting den Kontakt aufrechterhalten

Es ist selbstverständlich, dass Sie sich innerhalb des festgelegten Zeitraums wieder bei Ihrem potenziellen Kunden melden.

Das ist auch eine gute Gelegenheit, um die versprochenen Informationen zu übermitteln.

Außerdem könnten Sie Ihre Verfügbarkeit klären, indem Sie Folgendes schreiben: „In den nächsten zwei Monaten bin ich verfügbar, falls Sie Unterstützung benötigen sollten.“

Meldet sich die Person nicht bei Ihnen, liegt das womöglich daran, dass sie beschäftigt ist.

In zwei bis drei Monaten können Sie sich dann erneut mit nützlichen Informationen melden. Erwähnen Sie auch, dass Ihre Einladung noch steht und Sie sich gern treffen würden, um Ihren Lösungsansatz für die Probleme zu präsentieren, die Sie beim letzten Mal besprochen haben.

Dadurch, dass Sie das Thema erwähnen, wecken Sie das Interesse des Empfängers.

Bonus-Tipp: Nonverbale Kommunikation auf unterhaltsame Weise dechiffrieren

Schalten Sie das nächste Mal, wenn Sie sich einen Film ansehen möchten, den Fernseher auf stumm, um so Ihre Fähigkeiten beim Dechiffrieren nonverbaler Kommunikation zu verbessern. Dieser Trick funktioniert sehr gut, denn ohne Ton sind wir dazu gezwungen, auf nonverbale Zeichen zu achten.

Das Ziel der Übung ist, herauszufinden, welche Meinung die Charaktere voreinander und welche Beziehung sie zueinander haben. Schauen Sie sich im Anschluss den Filmabschnitt noch einmal mit Ton an

und überprüfen Sie, ob Sie die nonverbalen Zeichen richtig gedeutet haben. Je öfter Sie diese Übung wiederholen, umso besser können Sie andere Menschen lesen.

Über die Autorin

Anne E. Beall ist Gründerin und Geschäftsführerin von Beall Research, Inc., einem Institut für strategische Marktforschung in Chicago. Sie schreibt über Geschlecht, nonverbale Kommunikation, Marktforschung, wie Tiere und Menschen einander helfen und jüngst auch über die verborgenen Botschaften in Märchen. Sie hat MS, MPhil und Ph.D. Abschlüsse der Yale University in Sozialpsychologie.

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