Erfolgreiche Zusammenarbeit trotz räumlicher Distanz

Der Wechsel vom Großraumbüro ins Homeoffice birgt einige Schwierigkeiten – und damit ist nicht allein die Produktivität gemeint. Als Unternehmer sind Sie es gewohnt, tagtäglich mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu stehen: Man spricht miteinander über berufliche (und private) Ziele, feiert Geburtstage und weiß, man kann sich aufeinander verlassen.

Nun haben Sie es möglicherweise zum ersten Mal mit einem Team aus standortfernen Mitarbeitern zu tun. Doch auch nachdem Sie Ihr Unternehmen auf die Arbeit im Homeoffice umgestellt haben, sollten Sie die Beziehung zu Ihren Beschäftigten nicht vernachlässigen.

Wir haben sowohl mit unseren eigenen Teamleitern als auch mit Kleinunternehmern darüber gesprochen, wie sie es schaffen, ihre standortfernen Teams zu leiten, zu unterstützen, zu motivieren und bei Laune zu halten.

  • Digitale Technologien nutzen, um während (und außerhalb) der Arbeitszeit in Verbindung zu bleiben
  • Regelmäßige Gesprächstermine vereinbaren
  • Zeitpläne erstellen und einhalten
  • Erwartungen anpassen

Digitale Technologien nutzen, um während (und außerhalb) der Arbeitszeit in Verbindung zu bleiben

Seit dem Beginn der COVID-19-Pandemie ist die Arbeit im Homeoffice für Tausende Mitarbeiter von Vistaprint zur neuen Normalität geworden.

Beschäftigte der verschiedenen Abteilungen berichten, dass Tools wie Zoom oder Slack essenziell sind, um mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben – sei es beim digitalen Brainstorming oder auch beim virtuellen Feierabend-Bier. Solche teambildenden Aktivitäten im virtuellen Raum können standortferne Teams näher zusammenbringen und die Arbeitsmoral stärken.

Jeff Israel, Senior Specialist in unserem Content Marketing Team, sagte uns, er versuche die Unterhaltungen in Slack-Channels und Telefonaten auch immer wieder „mit kleinen Neckereien aufzulockern in der Hoffnung, damit eine ähnliche Atmosphäre zu erzeugen wie sie normalerweise im Büro herrscht.“

Regelmäßige Gesprächstermine vereinbaren

Das Führen eines Teams aus standortfernen Mitarbeitern erfordert viel Eigenitiative. Legen Sie wöchentliche Gesprächstermine fest, um über die Stimmung im Team auf dem Laufenden zu sein. Die Situation rund um COVID-19 bringt enorme Belastungen und Ungewissheit für uns alle mit sich. Nehmen Sie sich daher für jeden einzelnen Ihrer Beschäftigten Zeit, und fragen Sie nach, wie es ihnen geht.

Ashley Driscoll, Inhaberin des Tanzstudios Nashoba Valley Movement, nutzt beispielsweise Zoom für regelmäßige Besprechungen mit ihren Mitarbeitern. Ursprünglich nur für die Live-Übertragung von Unterrichtseinheiten genutzt, hat sich die Plattform inzwischen auch für das Abhalten von Team-Besprechungen bewährt.

„Früher nutzte ich Facebook für die Kommunikation mit meinen Mitarbeitern, doch in letzter Zeit haben wir viel mit Zoom experimentiert. Schon beim ersten Testlauf waren sich alle einig, dass wir das alle paar Tage wiederholen sollten, damit der zwischenmenschliche Kontakt nicht zu kurz kommt.“

Zeitpläne erstellen und einhalten

Dass Ihre Beschäftigten nun den ganzen Tag Zugriff auf ihre E-Mails haben, heißt nicht, dass sie auch den ganzen Tag online sein müssen. Halten Sie sich an die vereinbarten Zeitpläne, und planen Sie ausreichend Überschneidungen ein, um Zusammenarbeit und Kommunikation zu gewährleisten.

Kaitlin Maud von Current Forward sagte uns, sie nutze feste Rituale, um mit ihrem Team in Verbindung zu bleiben. „Auch wenn wir derzeit alle zu Hause sind, halten wir dennoch unser morgendliches Stand-up-Meeting ab, bei dem wir uns 15 Minuten lang über unsere Prioritäten für den Tag austauschen. Außerdem besprechen wir einmal pro Woche unsere neuesten Projekte ... Ansonsten gibt es kaum Meetings. Wir wollen unsere Arbeitszeit optimal nutzen und stehen sowieso den ganzen Tag über in regelmäßigem Austausch. Für die Kommunikation im Team nutzen wir Slack.“

Erwartungen anpassen

Laut einem Artikel der Harvard Business Review sollten Führungskräfte ihre Erwartungen an die veränderten Arbeitsbedingungen und das neue Arbeitsumfeld anpassen.

„Verabschieden Sie sich von Ihren Vorstellungen darüber, wann und wie bestimmte Aufgaben erledigt werden sollten, und räumen Sie Ihren Teammitgliedern den Freiraum ein, eigenverantwortlich zu arbeiten. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das Ergebnis, und bieten Sie flexible Lösungen an.“

Viele Beschäftigte müssen nun neben der Arbeit auch die Betreuung ihrer Kinder stemmen. Für diese Ausnahmesituation sollten Arbeitgeber jetzt Verständnis und Geduld aufbringen.

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